La gestion poste client est une activité comptable spécialisée qui aide les entreprises à dynamiser les rentrées de trésorerie en cherchant à faire payer les factures non encore honorées.
La gestion poste client intéresse à la fois les services juridiques et contentieux que les directions des crédits et les départements comptable d’une entreprise.

L’entreprise peut gérer le rapatriement des créances en interne mais elle peut le faire aussi en externe en ayant recours à une société ou un établissement spécialisé dans l’affacturage comme CARF pour effectuer cette démarche en leur nom. Car les sociétés qui font face à des impayés et qui étudient la possibilité d'engager une procédure judiciaire pour récupérer ces créances doivent tenir compte de la perte de temps, des ressources humaines engagées dans l’affaire, des frais élevés et surtout le risque de ne jamais recouvrer leurs créances.

En prenant la décision de vendre une créance, elles ne recouvriront sans doute pas la totalité de la somme, mais en compensation, le risque d'irrécouvrabilité est transféré en totalité à l'acheteur affactureur. Dès lors, l’entreprise a le choix : soit le factor mandatée dans la gestion de poste client s'occupe simplement de poursuivre la démarche initiale de recouvrement initiée par l’entreprise et cela jusqu’à des démarches judiciaires, soit le factor mandatée rachète la créance, moyennant un rabais. Dans ce cas, c'est elle qui gère le risque de défaut de paiement.

L’enjeu pour les sociétés d’affacturage et de gestion de poste client est important. En effet, un débiteur de factures impayées peut être obligé à payer la somme en principal (sur la facture) avec les intérêts moratoires avec une clause pénale, des indemnités contractuelles, des pénalités de retard, des frais accessoires et des débours.

La somme en principal dans une facture impayée correspond au montant de la facture au jour de son échéance. Les intérêts moratoires peuvent être conventionnels et/ou légaux. Pour les intérêts conventionnels, l'article 3-e de la directive européenne 2000/35/CE du 29 juin 2000 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales (JO n° L 200 du 8 août 2000 - pages 35-38) précise que le créancier est en droit de réclamer au débiteur un dédommagement raisonnable pour tous les frais de recouvrement encourus par suite d'un retard de paiement de ce dernier". Il ne peut toutefois fixer un taux inférieur à une fois et demie le taux d'intérêt légal, ce taux est égal au taux d'intérêt appliqué par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente majoré de 7 points de pourcentage.

Les frais accessoires et les débours réclamés par les entreprises gestion de poste client dans les factures impayées correspondent aux frais consécutifs au recouvrement de la créance comme les frais de protêt, les frais d'avis donnés, les frais de rejet de chèque impayé, les frais quittance et les frais de toute nature suivant le Code Civil, le Code monétaire et financier et le Code de commerce.

En droit français, c’est le décret 96-1112 du 18 décembre 1996 qui réglemente l'activité des sociétés de recouvrement et de gestion de poste client. La relance téléphonique permet à une société de recouvrement de prendre un premier contact avec le débiteur. Quelquefois, ce premier contact permet de prendre connaissance des raisons du défaut de paiement et de la situation générale de la personne pour arriver à des procédures amiables et des négociations de paiement (délais, échelonnement). La relance client par courrier doit obligatoirement contenir dans le courrier la dénomination sociale et l’adresse du recouvrement, la dénomination sociale et l’adresse du vrai créancier ainsi que l'ensemble des éléments qui fondent la dette, capital, intérêts et divers… Mais des pratiques de menace, intimidation, voire humiliation publique des débiteurs de la part des sociétés de recouvrement de créances ont été enregistrés.

Un débiteur peut recevoir plusieurs lettres de recouvrement créances clients. Ces relances peuvent avoir une tonalité menaçante : rhétorique agressive, mise en perspective par une utilisation importante de moyens typographiques (majuscules et expression en gras), des expressions sémantiques juridiques (huissiers de justice, procès verbal de saisie-vente, force publique, procédure…). Aujourd’hui, il est possible de poursuivre pénalement les sociétés de gestion de poste client utilisant des enveloppes de couleur et des enveloppes aux mentions spécifiques permettant à un tiers de deviner qu'il s'agit d'une relance. Idem, les irruptions intempestives et le harcèlement sur la voie publique, le lieu de travail ou au domicile, par des moyens destinés à impressionner ou à humilier, pourraient être qualifiés de violences volontaires aggravées par la circonstance de préméditation (Voir l’article 222-13, alinéa 1 (9) du code pénal).